L'automazione di un processo in passato comportava necessariamente progetti di sviluppo software lunghi e complessi, e si concretizzava con la scrittura di righe e righe di codice. Come conseguenza solo per i processi più critici erano disponibili risorse adeguate. I tempi di progetto si dilatavano e spesso alla fine i risultati anche quando positivi raramente erano in linea con gli obiettivi iniziali. E apportare modifiche era un'attività complessa e onerosa.
Nella realtà attuale questo modello non è più sostenibile. Oggi sono necessarie soluzioni che consentano implementazioni rapide. La spinta verso la digitalizzazione dell'attività aziendale offre opportunità che per essere colte appieno richiedono una informatizzazione diffusa di tutti i processi, e non solo di quelli critici, ma questo è possibile solo se si è in grado di contenere i relativi costi. La possibilità di modificare agilmente un processo per adeguarsi alle richieste del business è diventata un fattore essenziale per mantere la capacità competitiva di un'azienda.
In questo senso utilizzare una soluzione BPM offre notevoli vantaggi. Chi disegna sistemi di BPM efficaci è da sempre consapevole che ridurre costi e complessità nell'implementazione e nella manutenzione di un processo è una leva fondamentale per aumentare l'efficacia della gestione dello stesso. La possibilità di disegnare la sequenza delle attività in modo grafico, gli strumenti per la costruzione delle maschere ed altre facilitazioni fanno da anni parte del patrimonio funzionale di una buona soluzione BPM.
Ma nell'ultima generazione di sistemi BPM prodotti come Sequence di PMNSoft stanno spingendo all'estremo l'utilizzo di strumenti di configurazione per eliminare la necessità di scrivere codice, e di fatto stanno cambiando le regole del gioco.
Con Sequence ad esempio è possibile gestire tramite wizards e maschere di configurazione tutti gli aspetti della implementazione e gestione di un processo automatizzato: il disegno del processo stesso, la costruzione delle maschere, il portale utilizzato dall'utente finale, la reportistica, l'integrazione con altri sistemi e perfino la gestione anche parallela di più versioni dello stesso processo.
Anche chi, per vincoli organizzativi e/o normativi, è tenuto a seguire una metodologia di sviluppo tradizionale, è in grado di trarre beneficio da questo nuova generazione di BPM, che attraverso lo sviluppo tramite configurazione consentono di ottenere maggiori risultati con tempi e costi inferiori.
Tuttavia questo non è solo un modo molto efficiente di automatizzare un processo, ma permette un cambio di paradigma, un nuovo modello di sviluppo e soprattutto di gestione del processo. Eliminando o riducendo al minimo la necessità di scrivere codice consente di coinvolgere più facilmente persone anche senza significative esperienze di programmazione, aprendo le porte al coinvolgimento diretto dei responabili del processo e / o delle persone incaricate del disegno funzionale dello stesso. Facilitando la gestione del cambiamento permette il rapido adeguamento a nuove necessità, e persino la sperimentazione di soluzioni alternativa entra nell'ambito del possibile.
Ovviamente la presenza nel gruppo di lavoro di persone con un solido background di sviluppo rimane fondamentale, sia per indirizzare il progetto verso soluzioni che consentano implementazioni e manutenzioni efficienti e sostenibili, sia per quei casi in cui sia più efficiente o non evitabile scrivere codice. Lo sviluppo a zero codice è spesso fattibile, ma è pericoloso assumerlo come rigida precondizione: è molto più efficace mantenere un approccio pragmatico e verificare nel concreto se e quando sia necessario o conveniente tornare a scrivere qualche riga di codice.
Ma è la possibilità di coinvolgimento diretto dei responsabili del processo l'elemento di maggiore novità: aver reso semplice implementare e modificare l'automatizzazione di un processo permette a chi ne ha la responsabilità di rispondere più rapidamente in presenza di cambiamenti, ma soprattutto di progettare con maggiore efficacia soluzioni innovative per cogliere nuove opportunità.
E questo può fare la differenza.