In ogni organizzazione, sono presenti innumerevoli processi di business. Alcuni di questi processi funzionano bene e gli altri sono afflitti da inefficienze. Alcuni sono veloci e si svolgono in modo lineare, altri si sviluppano a lungo termine, coinvolgono molte persone e sono fondamentali per i vostri risultati.
Quando si sta valutando come e implementare una soluzione (Business Process Management), al fine di migliorare i risultati aziendali, è bene dedicare la giusta attenzione per scegliere su quali processi intervenire. Con il Business Process Improvement (BPI) si può migliore in modo sensibile la qualità, il costo e il tempo di ciclo. Ma come si fa a identificare in modo efficace tali processi? Con questo post, vi offriamo una semplice guida per la scelta dei processi.
- Definire gli obiettivi
Il primo passo di un qualsiasi iniziativa di miglioramento dei processi aziendali è quello di definire, e in molti casi chiarire, quelli che sono gli obiettivi prefissati. Si dovranno organizzare una serie di incontri con il management per ottenere completa chiarezza su questo aspetto.
- Metti le tue orecchie sul pavimento
Il passo successivo è quello di ascoltare. Visita ogni reparto, incontra i responsabili, chiedi cosa funziona e cosa non funziona. Trascorri del tempo nell’organizzazione. Ascolta più che parlare, prendi appunti, fai foto e brevi video. Se possibile, parla anche con i clienti. A questo punto, non dovrebbe essere difficile avere un elenco con alcuni processi che sono candidati ad un intervento di miglioramento.
- Metti il dito sul problema
Per ciascuno dei processi della lista, cercare di identificare il problema principale alla base delle criticità evidenziate. È ragionevole pensare di trovare un problema principale, e due o tre problemi secondari. Cercare il flusso di informazioni. Ci sono diversi punti di vista? Le persone interessate hanno la visibilità sui dati e flussi di lavoro?
- Valuta il potenziale di miglioramento complessivo
Non basta solo identificare i problemi. Si deve anche cercare le opportunità. Guardate l'elenco dei processi da migliorare e individuate quei processi che potrebbero innescare un miglioramento di più ampia portata per l'organizzazione.
- Non automatizzare, distruggi
Non dimenticare l’insegnamento di Michael Hammer nel suo famoso articolo "Reengineering Work: Don’t Automate, Obliterate". La principale sfida per le aziende è quello di distruggere le attività che non aggiungono valore non solo di concentrarsi sulla tecnologia per automatizzare i processi stessi. Attenzione ai processi che non aggiungono valore al tuo business, e che non portano a raggiungere i suoi obiettivi. Non cercare di automatizzare tale processo, ma li colpire dalla vostra lista
- Usa la testa
Ora hai tutto per identificare i processi da migliorare. È il momento di sedersi e usare la testa; mescolare e abbinare. Cerca di far corrispondere i processi con potenziale maggiore, con gli obiettivi della vostra azienda. Quali sono quelli che hanno il maggiore potenziale per raggiungere tali obiettivi, se fossero migliorati? L'elenco dovrebbe essere stato ridotto della metà di quello iniziale.
- Cerca di essere pratico
L’azienda non dispone di risorse illimitate. Per ciascun processo rimasto, valuta quale potrebbe essere la soluzione possibile. Questa, potrebbe essere la soluzione per raggiungere gli obiettivi individuati? Se sì, come ci si arriva? Quali sono i tempi e i costi necessari?
A questo punto, si potrebbe mettere da parte uno o due processi, sui quali, potrebbe non essere al momento non è pratico lavorare. Si deve poter scegliere un intervento BPM che permette di raggiungere gli obiettivi in tempi rapidi.
- Pensa al di là del solo workflow
Una soluzione BPM efficace, capace di portare un ampio miglioramento all'organizzazione, è molto di più di un semplice workflow automatizzato. Esso comprenderà elementi come “web forms”, portali collaborativi, integrazione con db, sistemi di monitoraggio, e altro ancora. Pertanto, quando immagini le possibili soluzioni, prova a pensare in grande e inizia a valutare soluzioni iBPMS suite BPM intelligenti che hanno un potenziale di miglioramento maggiore, con un impatto più significativo sia sullo stato attuale che su quello futuro dell’azienda.
- Cammina attraverso la Soluzione
Ora che hai selezionato pochi processi, al massimo 3, si inizierà con il tracciare il percorso ipotetico di una soluzione, torna dalle persone che ti hanno aiutato nella prima selezione e “cammina” con loro attraverso le possibili soluzioni. Valuta attentamente la loro reazione, quali sono i loro commenti?
Se la soluzione simulata non riesce a impressionare, ritorna sui tuoi passi.
Se è ben accolta, allora sei sulla buona strada per realizzare gli obiettivi preposti. A questo punto, si può anche cominciare a avviare una prototipazione della soluzione, questo porterà importanti feedback e conclusioni sul suo valore e la redditività.
- Elabora un piano, focalizzati sul ROI
Ora che si sa che cosa deve essere fatto, è il momento di concludere sulla scelta. Crea un piano di azione che delinei gli obiettivi, i processi e le soluzioni che proposte. Assicurati di includere il ROI stimato per ogni passo, e una linea temporale. Una volta stimato il ritorno, i costi e i benefici, dovrebbe essere molto semplice individuare le priorità su cui agire.
Una volta che si sono svolti tutti i passi descritti, dovrebbe essere molto chiaro chiaro su cosa agire e quali soluzioni devono essere implementate. Si può, da questo momento, iniziare il èprocesso di scelta di una soluzione BPM che porterà il vostro piano a compimento.